W związku z pojawiającymi się pytaniami dotyczącymi finansowania bieżących potrzeb zasobów mieszkaniowych, przypominamy o kluczowych zasadach prawnych i proceduralnych regulujących dokonywanie zakupów oraz realizowanie płatności na rzecz poszczególnych nieruchomości.
W oparciu o przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, ustawy – Prawo spółdzielcze oraz zapisy Statutu, jedynym organem uprawnionym do prowadzenia spraw Spółdzielni i reprezentowania jej na zewnątrz (w tym zaciągania zobowiązań finansowych, zawierania umów i dokonywania zakupów) jest Zarząd Spółdzielni.
Rady Nieruchomości stanowią wewnętrzny organ opiniodawczo-reprezentacyjny. Nie posiadają one odrębnej osobowości prawnej, własnego konta bankowego ani budżetu, którym mogłyby fizycznie dysponować. Środki finansowe przypisane do danej nieruchomości są majątkiem Spółdzielni (stanowiącym prywatną własność jej członków) i mogą być wydatkowane wyłącznie przez uprawnione do tego służby.
-
Samodzielny zakup towarów lub usług przez członków Rad Nieruchomości – nawet na cele związane z nieruchomością – i próba ich późniejszego rozliczenia na podstawie paragonu lub faktury są niemożliwe z następujących powodów:
- Zgodnie z wewnętrznymi regulaminami Spółdzielni w tym Regulaminem zlecania dostaw i usług obcym wykonawcom, wszelkie zamówienia muszą być realizowane centralnie przez strukturę Spółdzielni w sposób transparentny, z zachowaniem procedur ofertowych i weryfikacyjnych.
- Ustawa o rachunkowości nakłada na Spółdzielnię obowiązek pełnej kontroli wydatków. Każdy koszt musi być z góry autoryzowany, zgodny z planem gospodarczym i prawidłowo zadekretowany przez księgowość.
- Spółdzielnia jest prawnie zobowiązana do odbierania faktur kosztowych wyłącznie w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem rządowej platformy KSeF. W świetle przepisów Kodeksu karnego oraz Kodeksu karnego skarbowego posługiwanie się cudzą tożsamością podatkową bez umocowania grozi odpowiedzialnością karną. Taka faktura zostanie automatycznie odrzucona przez systemy kontroli i nie będzie mogła być pokryta ze środków nieruchomości.
-
Rady Nieruchomości mają pełne prawo i mandat do aktywnego współdecydowania o wydatkach. Prawidłowa i bezpieczna ścieżka postępowania wygląda następująco:
- Rada Nieruchomości zgłasza potrzebę zakupu lub wykonania usługi, przedstawia stosowny wniosek lub opiniuje wydatek.
- biuro Spółdzielni weryfikują zgłoszenie pod kątem formalnym i budżetowym.
- Spółdzielnia – działając przez Zarząd i właściwe działy – dokonuje zakupu, zawiera umowę z wykonawcą i realizuje płatność za pośrednictwem oficjalnych, zintegrowanych z KSeF kanałów finansowych.
Dziękujemy członkom Rad Nieruchomości za zaangażowanie w sprawy naszych Osiedli oraz za zrozumienie i przestrzeganie procedur, które gwarantują pełne bezpieczeństwo prawne i finansowe zarówno Spółdzielni, jak i samych mieszkańców.